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DSGVO & E-Mail-Marketing: Zustimmungen Ihrer existierenden Kontakte nachweisen

DSGVO & E-Mail-Marketing: Zustimmungen Ihrer existierenden Kontakte nachweisen

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Viele fragen sich, wie sie die Zustimmung ihrer Empfänger zum weiteren Versand von E-Mails nachweisen können. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Kontakten weiterhin effektive Newsletter zukommen lassen können. Lassen Sie uns beginnen!

Obligatorische Zustimmung oder nicht?

Bevor Sie ins Herz des Themas gehen, müssen Sie wissen, dass Sie sich vielleicht schon um dieses Thema gekümmert haben:

  •       Sie haben bereits einen Nachweis ihrer Einwilligung (durch Double Opt-In mit Datum und Uhrzeit).
  •       Wenn Sie «single opt-in» haben, aber über Kontrollkästchen verfügen.

Es ist jedoch immer zwingend erforderlich, die Person darüber zu informieren, dass dessen E-Mail-Adresse zum Zeitpunkt der Erfassung für kommerzielle Zwecke verwendet wird, und ihnen zu erlauben, sich dagegen zu wehren.

Wie können Sie also weiterhin E-Mails an Ihre bereits erworbenen Kontakte senden?

Wenn die oben genannten Ausnahmen auf Sie zutreffen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen, und Sie können hier sicher aufhören zu lesen. Aber für alle anderen Fälle wird dieser Artikel für Sie wichtig sein.

Um eine Liste von Kontakten zu erhalten, die vollständig mit der DSGVO übereinstimmt, müssen Sie eine E-Mail-Marketingkampagne sowie ein Registrierungsformular erstellen.

Hier werden wir uns nicht auf die verschiedenen Verpflichtungen eingehen, die die DSGVO den Unternehmen auferlegt hat. Um mehr darüber zu erfahren, können Sie zu den folgenden Links übergehen:

Wir werden Mailify Sunrise verwenden, um dieses Tutorial zu illustrieren.

Der Anfang

Beginnen wir mit einer Theorie, um zu verstehen, was wir hier tun werden.

Um mit der DSGVO konform zu sein, müssen Sie Ihren Empfängern die Freiheit lassen, die Zustimmung freiwillig und bewusst zu geben.

Wenn Sie glauben, das Versenden einer einfachen E-Mail mit einem Bestätigungs-Button (Call-to-Action) reicht ausreicht, dann haben Sie sich getäuscht. Wenn Ihre Empfänger ihre Einwilligung durch Anklicken Ihrer Nachricht bestätigen können, dann ist diese nicht konform.

Mailify macht es möglich, all dies zu überwinden und eine 100% konforme Kampagne mit einem Registrierungsformular zu erstellen, das mit einer E-Mail verknüpft ist.

Also haben Sie es erraten, wir werden eine E-Mail-Marketing-Kampagne mit einem Button erstellen, der auf ein Formular umleitet (mit vorab ausgefüllten Informationen über den Kontakt, Checkboxen UNANGEKREUZT, Bedingungen, usw.).

Um den Prozess in der richtigen Reihenfolge zu beginnen, erstellen wir zunächst unser Formular.

Erstellen Sie Ihr Formular

Der erste Schritt ist die Erstellung Ihres Formulars.

Das Formular muss vollständig klar und transparent herausheben, wie die persönlichen Daten des Nutzers verwendet werden.

Das bedeutet, dass es folgendes enthalten muss:

  •       Auszufüllende Felder (die vorgefüllt werden können)
  •       Ein Ankreuzfeld (nicht markiert), das angibt, dass der Benutzer Sie berechtigt, ihnen E-Mails zu senden (geben Sie den Typ an).
  •       Die Erwähnungen definieren den Rahmen, wie Sie ihre Daten verwenden werden. Diese Erwähnungen sind spezifisch für jedes Unternehmen und jede Art von Sammlung, wir können Ihnen kein Standardbeispiel anbieten. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Kontakts anfordern möchten, diese Angaben an die gesammelten Daten angepasst werden müssen.
  •       Ein Satz, der besagt, dass der Benutzer sich jederzeit abmelden kann und wie es geht.
  •       Optional: Ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung und Ihren rechtlichen Hinweisen.

Wie erstellt man ein DSGVO-Formular in Mailify?

  •       Um Ihr DSGVO-Formular zu erstellen, öffnen Sie Mailify Sunrise und gehen Sie zur Registerkarte «Seiten und Formulare».
  •       Klicken Sie oben rechts auf «Erstellen» und wählen Sie «Formular» und dann «Abonnement/Update».
  •       Benennen Sie Ihr Formular und wählen Sie die Kontaktliste, mit der es verknüpft werden soll. Hier müssen Sie die Liste Ihrer Kontakte auswählen, deren Einwilligung Sie einholen möchten. Diese Liste sollte alle Daten enthalten, die Sie über sie haben.
  •       Richten Sie Ihr Formular ein, indem Sie die Felder auswählen, die Sie anzeigen möchten. Achtung, wenn Sie bestimmte Felder auslassen, können Sie diese Daten in Zukunft nicht mehr nutzen, auch wenn Sie die Informationen über diese Kontakte bereits hatten (falls Sie nicht über den Nachweis ihrer vorherigen Zustimmung verfügen).
  •       Wählen Sie bei der Auswahl des «Typs» den Formulartyp «Eigene Seite«.
  •       Erstellen Sie Ihr Formular entweder aus einer bestehenden Vorlage oder von Grund auf neu.
  •       Fügen Sie die zuvor genannten Informationen hinzu.
  •       Optional, aber empfohlen: Wählen Sie im Menü «Verhalten» auf der rechten Seite «Double opt-in check».  Dies ermöglicht es, dem Benutzer nach der Validierung des Formulars eine letzte E-Mail zu senden, damit er seine Angaben endgültig bestätigen kann.

Wie das Formular aussehen könnte:

  •       Sobald Ihr Formular vollständig ausgefüllt ist, gehen Sie zum Schritt «Veröffentlichung».
  •       Wählen Sie Ihre Domain, wenn Sie ein Set in Mailify haben, dann klicken Sie auf «Formular veröffentlichen».
  •       Klicken Sie dann auf «Formular bewerben» und wählen Sie «Per E-Mail«, dann gehen Sie zum nächsten Schritt: Die Erstellung Ihres DSGVO-E-Mailings.

WICHTIG: Vergessen Sie nicht, das Feld «Anmeldebestätigung» als Pflichtfeld zu markieren, um das Formular zu bestätigen.

Erstellen Sie Ihre E-Mail-Marketing-Kampagne

Der zweite Schritt besteht darin, die E-Mail zu erstellen, in der Sie Ihre bestehenden Kontakte bitten, das soeben erstellte Formular auszufüllen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche «Bewerben» am Ende Ihres Formulars wird automatisch eine E-Mail-Erstellung gestartet:

  •       Wählen Sie Ihre Kontaktliste aus.
  •       Erstellen Sie Ihre E-Mail: Halten Sie es einfach. Fragen Sie einfach Ihre Kontakte, ob sie Ihre Nachrichten weiterhin so transparent wie möglich erhalten möchten. Beschreiben Sie die Periodizität Ihrer Sendungen, die Art des Inhalts, den sie erhalten werden, und einige Gründe, warum sie vom Empfang Ihrer Kampagnen profitieren….

So könnte Ihre E-Mail am Ende aussehen:

Ihre E-Mail muss einen Action-Button enthalten, damit der Leser seine Zustimmung bestätigen kann. Diese Schaltfläche leitet automatisch auf das zuvor erstellte Formular um.

Denken Sie daran, dass die Informationen, die Sie bereits über Ihre Kontakte haben, für jeden Empfänger vorab ausgefüllt werden.

Wenn der Benutzer ein Feld ändert (um seine persönlichen Daten zu aktualisieren), wird es automatisch in Ihrer Liste aktualisiert.

Wiederherstellen der DSGVO-konformen Datei

Ihre Zulassungskampagne ist jetzt fertig. Alles, was Sie tun müssen, ist, es an Ihre Kontakte zu senden, damit diese Ihnen ihre Zustimmung geben können, indem sie Ihr Formular ausfüllen.

Da Ihre Kampagne mit Ihrer Kontaktliste verknüpft ist, wird sie automatisch aktualisiert, sobald jemand das Formular bestätigt.

Um herauszufinden, welche Kontakte ihre Zustimmung gegeben haben, gehen Sie zu Ihrer Kontaktliste:

  •       Klicken Sie auf «Spalten«.
  •       Überprüfen Sie die Spalte «Änderungsdatum«.

Sie erhalten dann das Datum und die Uhrzeit, zu der der Kontakt seine Zustimmung gegeben hat. Ist diese Spalte leer oder identisch mit dem Erstellungsdatum (oder älter als das Versanddatum Ihrer Kampagne), dann hat der Kontakt nicht zugestimmt.

Sie können auch die Spalte mit den erforderlichen Feldern auf Ihrem Formular verwenden, um die Kontakte zu finden, die dem Erhalt Ihrer Mitteilungen zugestimmt haben. Wenn diese Spalte leer ist, wurde das Formular nicht ausgefüllt.

Warten Sie einige Tage, dann wählen Sie alle diejenigen aus, die das Formular nicht ausgefüllt haben, und löschen Sie sie. Ja, es ist wichtig, von einer sauberen Datenbank neu zu starten. Und im Falle einer Kontrolle könnte die Beibehaltung von nicht angemeldeten Empfängern ein Grund für eine Geldbuße sein.

Ihre Datenbank ist nun bereinigt und entspricht zu 100% den DSGVO-Vorschriften.

Hinweis: Vergessen Sie nicht, Ihre neue Datenbank zu exportieren und sie in einem separaten Ordner aufzubewahren, falls es irgendwelche Kontrollen gibt. Fügen Sie diesem Ordner ein Beispiel für Ihre E-Mail-Marketingkampagne und Ihr Formular hinzu, damit Sie alle Beweise für die Einwilligung und das Verfahren zur Erlangung der Einwilligung vorliegen haben.

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