Newsletter erstellen: Das müssen Sie wissen
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Mit der E-Mail-Marketing-Software von Mailify ist es ein Kinderspiel, Newsletter zu erstellen und zu versenden.
Die Grundlage eines Newsletters ist die Übermittlung von Informationen an einen bestimmten Kundenkreis. Ein Newsletter wird zumeist per E-Mail, aber auch per SMS, WhatsApp und neuerdings sogar per Snapchat versendet und kann sowohl Neuerungen des versendenden Unternehmens, Sonderangebote oder Informationen zu bestimmten Veranstaltungen enthalten.
Ein Newsletter soll dabei nicht nur für Aufmerksamkeit sorgen, sondern Ihre Kunden gezielt zum Besuch Ihrer Webseite und zum Kauf bestimmter Produkte animieren.
Aus diesem Grund sollten Newsletter nicht nur versendet, sondern auch umfassend ausgewertet werden, um den Erfolg der Marketing-Kampagne zu bewerten.
Der E-Mail-Newsletter ist die klassische Variante des Newsletters. Die Kunden werden gezielt per E-Mail angesprochen und mit wichtigen und kaufrelevanten Informationen versorgt.
Wenn Sie einen Newsletter erstellen und eine möglichst große Kundenschicht erreichen möchten, ist der E-Mail-Newsletter das Mittel der Wahl. Dies liegt unter anderem daran, dass sich Newsletter mit Tools wie mailify.com optimal anpassen und auswerten lassen.
- Empfang auf jedem Gerät: Der Kunde kann den Newsletter sowohl am Computer, als auch am Tablet oder auf dem Smartphone lesen und die Werbebotschaft empfangen.
- Einfache Darstellung: Dank HTML-Templates lassen sich die Darstellungsoptionen hervorragend an das jeweilige Kundensegment sowie unterschiedliche Endgeräte anpassen, was die Wirkung der Marketing-Maßnahme nachhaltig beeinflussen kann.
- Hohe Kostenersparnis: Im Gegensatz zu herkömmlichen Werbebriefen ist der E-Mail-Newsletter äußerst kostensparend und zugleich hoch effizient.
- Unkomplizierte Auswertung: Dank umfangreicher Tracking-Optionen können Sie ermitteln, welche Kunden den Newsletter geöffnet und auf diesen reagiert haben.
- Hohe Beliebigkeit: Jeder Mensch empfängt über den Tag verteilt häufig E-Mails und Newsletter. Aus diesem Grund ist es teilweise schwierig die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf Ihren Newsletter zu ziehen.
- Starke Spam-Filter: Falsch oder unklar eingestellte Spam-Filter stellen eine Gefahr dar, durch welche die Mail-Newsletter die Konsumenten überhaupt nicht erreichen können.
Der SMS Newsletter eignet sich nur in einem sehr engen Rahmen für umfangreiche Werbe-Strategien. Zwar erreicht ein SMS Newsletter eine höhere Aufmerksamkeit durch das seltener genutzte Medium, allerdings muss ein solcher Newsletter besonders bedacht eingesetzt werden.
Da bei einem SMS-Newsletter sowohl die gestalterischen Möglichkeiten als auch die Zahl der Zeichen eingeschränkt sind, ist die Wirkung deutlich geringer als bei einem E-Mail-Newsletter. Einzig über einen Link zu einem Web-Newsletter kann die Begrenzung sinnvoll aufgehoben werden. Hierzu ist allerdings das Vertrauen der Kunden notwendig, welche einen externen Link in der SMS anklicken müssen.
Einen SMS Newsletter zu erstellen scheint zunächst simpel, der Erfolg einer solchen Lösung ist jedoch stark von der jeweiligen Zielgruppe abhängig. Bei Kunden mit einer bereits bestehenden Kundenbindung kann ein solcher Newsletter für eine schnell und direkte Aufmerksamkeit sorgen.
Nachteilig hingegen ist die Tatsache, dass ein übermäßiger Gebrauch dieses Instrumentes schnell zur Ablehnung durch die Kunden führen kann. Schließlich werden SMS mit einer höheren Aufmerksamkeit bedacht als beispielsweise E-Mails.
Einen Newsletter per WhatsApp zu versenden erhöht die Möglichkeiten deutlich. Dank der Möglichkeit per WhatsApp Newsletter als Bilder zu versenden, steigt der visuelle Reiz der Newsletter schnell an.
Wie beim SMS-Newsletter ist hierbei jedoch die Zahl der Rezipienten deutlich eingeschränkter, vor allem, da nur wenige Kunden dem Versand solcher Newsletter zustimmen.
WhatsApp Newsletter lohnen sich vor allem für die gezielte Ansprache kleiner Zielgruppen mit spezifischen Angeboten und Optionen, sodass eine große Wirkung erwartet werden kann.
Darüber hinaus verbietet WhatsApp in seinen AGBs den Versand von Werbebotschaften, sodass diese Möglichkeit verworfen werden sollte.
Der Newsletter ist ein etabliertes Marketing-Tool, welches gut genutzt viele verschiedene Vorzüge bietet. Wichtig ist in jedem Fall sich in den Kunden hineinzuversetzen und somit eine gezielte und steuerbare Ansprache zu erreichen. So können Sie unter anderem
- Aufmerksamkeit erzielen: Sonderangebote oder Neuerungen können schnell und gezielt bekanntgemacht werden.
- Kunden gezielt ansprechen: Durch die Diversifizierung können Sie bestimmte Kundengruppen exakt ansprechen und kundenspezifische Angebote verbreiten.
- Personenbezogen arbeiten: Viele Newsletter lassen sich individualisieren. Somit fühlen sich die Kunden direkter angesprochen, was den Erfolg der Kampagne nachhaltig unterstützt.
- Gezielt Warenbestände abbauen: Durch Newsletter können Sie auf Sonder- und Premium-Aktionen hinweisen und somit für einen gezielten Abverkauf von Lagerbeständen sorgen.
- Kunden gezielt steuern: Dank der möglichen Einbindung sozialer Medien in Ihren Newsletter können Sie weitere Vertriebs- und Marketing-Kanäle erschließen. So können Kunden auf Fan-Pages und Unternehmens-Seiten hingewiesen und somit die Rentabilität dieser Vertriebs- und Werbekanäle signifikant verbessert werden.
Newsletter können die verschiedensten Inhalte und Ziele aufweisen. Üblich sind unter anderem:
- Produktvorstellungen: Neue Produkte in Ihrem Portfolio können schnell und effektiv angepriesen werden
- Unternehmensänderungen: Eine Veränderung oder Erweiterung Ihres Unternehmens, eine Änderung im Corporate Identity oder in der Ausrichtung lassen sich per Newsletter schnell unter den Kunden verbreiten.
- Automatisierte Newsletter: Newsletter können automatisiert an Kunden zu bestimmten Anlässen versandt werden. Nach einem Einkauf oder in festgelegten Intervallen. So bleiben Sie im Gedächtnis der Kunden aktiv.
- Newsletter als Auto-Responder: Bei Kontaktanfragen an Ihr Unternehmen können Sie automatisch einen Newsletter versenden lassen. So erhält Ihr Kunde eine erste Reaktion von Ihnen und hat eine Bestätigung für seine Kontaktaufnahme.
Grundsätzlich kostet der Versand eines Newsletters Sie theoretisch keinen Cent. Schließlich benötigen Sie nur einen E-Mail-Client und eine E-Mail-Adresse und können sofort loslegen. Das ist allerdings weder sonderlich praktikabel noch sinnvoll.
Ein professioneller Dienstleister wie mailify.com kostet Sie ebenfalls nicht viel, bietet Ihnen aber eine ganze Reihe von neuen Möglichkeiten, welche mit einem herkömmlichen E-Mail-Programm nicht möglich wären. Sei es die zielgerichtete Erstellung von HTML-Templates, die Auswertung der Newsletter-Effektivität oder die Verwaltung der Kontakte und Verteilerlisten.
Betrachten wir die verschiedenen Möglichkeiten, um einen Newsletter zu erstellen, einmal im Überblick:
Der eigene Mail-Server
Viele Unternehmen betreiben einen eigenen E-Mail-Server. Doch die Verwaltung von Newslettern und den Kundendaten beziehungsweise Empfängerlisten ist ein komplexes Unterfangen, welches hohes technisches Knowhow erfordert. Ein einfacher E-Mail-Server kann mit diesen Aufgaben leicht überfordert werden.
- Kostenlos Newsletter versenden: Mit einem E-Mail-Programm wie Outlook einen Newsletter zu erstellen ist mit keinen Kosten verbunden.
- Eingeschränktes Design: Eine freie Gestaltung des Newsletters ist mit solchen Programmen nicht möglich.
- Umständliche Bedienung: Die gezielte Auswahl von Kunden- und Empfängerlisten anhand bestimmter Merkmale ist nur in Teilen realisierbar.
- Hoher Zeitaufwand: Aufgrund der starken Einschränkungen kostet das Versenden und Erstellen eines Newsletters auf diesem Weg enorm viel Zeit.
Ein professioneller Newsletter-Service wie mailify.com bietet Ihnen ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Erstellung der unterschiedlichsten Newsletter. Diese können nicht nur gezielt gesteuert und an festgelegte Kundenstämme versandt, sondern auch automatisiert und personalisiert werden.
Ihre Kampagnen sind automatisch responsiv. Das bedeutet, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, ob Ihr Newsletter korrekt auf den entsprechenden Endgeräten angezeigt wird. Das übernimmt Ihr Newsletter Tool. Außerdem werden Adressen automatisch verwaltet und auf Fehler analysiert. Daneben gibt es viele weitere Funktionen, die Ihnen das Erstellen einer Kampagne enorm erleichtern. Und all das ohne, dass Sie technische Vorkenntnisse benötigen. Sie können sich auf Inhalte und Design Ihrer Kampagnen fokussieren, wir übernehmen den Rest. So können Sie entspannt Ihre Newsletter erstellen.
Zusätzlich können Sie die Resultate Ihrer Newsletter-Kampagnen überwachen und diese somit gezielt steuern. Auf Grund all dieser vielfältigen Funktionen, ist es nicht möglich das entsprechende Tool gänzlich kostenfrei anzubieten.
Vergleicht man aber die Leistung mit der benötigten Arbeitszeit bei den kostenfreien Alternativen, ist dies dennoch die günstigere Variante.
Die Empfänger Ihrer Newsletter lassen sich einfach und unkompliziert in zwei Gruppen aufteilen:
Bestandskunden: Zum einen sind dies die bereits bestehenden Kunden, welche bereits bei Ihnen eingekauft haben.
Interessenten: Zum anderen die registrierten Empfänger, welche sich gezielt für den Newsletter-Empfang eingetragen haben, aber noch nicht aktiv in Ihrem Shop waren.
Wichtig ist, dass diese Gruppen unterschiedlich angesprochen und mit Newslettern bedacht werden sollten. Daher sollten Sie beim Newsletter erstellen und Newsletter versenden folgende Dinge beachten:
- Bleiben Sie aktuell: Halten Sie Ihre Newsletter-Kontaktliste aktuell. Fallen Kunden heraus oder kommen neue hinzu, sollten diese stets in die passenden Listen ein- oder ausgetragen werden.
- Segmentierung der Empfänger: Schicken Sie keine Newsletter wahllos an die gesamte Kontaktliste. Gezielte Newsletter mit passender Ansprache sind deutlich zielführender.
- Machen Sie sich weniger Arbeit: Indem Sie auf professionelle Newsletter-Software setzen, die von anderen Firmen ebenfalls genutzt wird, gewinnen Sie Zeit. Speziell bei Mailify ist die Oberfläche auf den Versand von Newslettern optimiert. So geht der Versand einfacher von der Hand.
- Gezielte Kaufanreize: Für registrierte Kunden können andere Angebote verlockend sein als für Bestandskunden. Achten Sie auf eine exakte Analyse der Zielgruppe.
- Schaffen Sie Anreize: Um mehr Abonnenten für Ihren Newsletter zu erhalten, können Sie mit Anreizen arbeiten. Bereits ein kostenloses E-Book oder ein gezielt werbendes Newsletter-Anmeldeformular kann die Zahl der Neueinträge maximieren.
Ein erfolgreicher Newsletter sollte nach einem festen Prinzip aufgebaut werden. Dabei spielen alle Elemente des Newsletters optimal ineinander und sorgen für eine möglichst positive Reaktion beim Empfänger.
Einige fest definierte Bereiche sollten in allen Newsletter Ihres Unternehmens gleich bleiben. So erhalten Sie eine Kontinuität, welche den Wiedererkennungswert bei den Kunden steigert.
Die Betreffzeile muss die Aufmerksamkeit und das Interesse des Empfängers wecken können. Sonderzeichen und Catch-Phrases können hier besonders effektiv platziert werden.
Der Preheader ist die erste Zeile des Textinhaltes Ihres Newsletters. Bei den meisten Smartphones und vielen E-Mail-Programmen wird der Preheader in der Voransicht angezeigt.
Ein gut gestalteter Preheader steigert somit die Chancen, dass der Newsletter aktiv wahrgenommen und geöffnet wird.
Im Newsletter Text müssen alle für den Kunden relevante Informationen möglichst einfach zu erfassen sein. Dabei spielt neben dem Text auch das Design eine wichtige Rolle.
Das Design eines Newsletters sollte immer konsistent in seiner Gestaltung sein und eine Fokussierung auf die wichtigsten Inhalte des Texts erlauben.
Ein spaltenbasiertes Layout wird aus diesem Grund beim Newsletter Erstellen von vielen Marketern bevorzugt.
Sind die Namen der Kunden in der Datenbank eingepflegt, so können Newsletter mit entsprechenden Tools – wie zum Beispiel Mailify – personalisiert werden.
Eine direkte Ansprache mit Namen wird von vielen Kunden besonders geschätzt und kann sich auf die Auswertung des Newsletters positiv auswirken. Wichtig ist, dass Sie es nicht übertreiben und den Namen des Empfängers in jedem Satz erwähnen.
Die Anzahl der Bilder kann bei einem Newsletter flexibel gestaltet werden. Wichtig sind vor allem die sogenannte Header-Grafik und das Logo des Unternehmens.
Beide werden im Regelfall direkt unterhalb des Preheaders platziert und sorgen für den direkten Wiedererkennungswert bei den Kunden. Aus diesem Grund sollten diese beiden Elemente für alle Newsletter des Unternehmens verwendet werden.
Das Impressum
Die Angabe eines Impressums ist gesetzlich vorgeschrieben und erfolgt bei einem Newsletter im Regel im Footer des Newsletters. Diese Form der Anbieterkennzeichnung schafft nicht nur Vertrauen, sondern sollte durch direkte Kontakt-Angaben ergänzt werden.
Der Link zur Webversion
Ein Link zur Webversion sollte in keinem Newsletter fehlen. Der Link wird im Regelfall am Anfang des Newsletters platziert. Wird der Newsletter im E-Mail-Programm des Empfängers nicht korrekt dargestellt, kann dieser mit einem Klick auf den Link den Newsletter im Web-Browser betrachten.
Zumeist im Footer des Newsletters platziert ist ein Abmeldelink ein wichtiger Faktor und darf in keinem Fall vergessen werden. Jeder Empfänger muss sich mit einem Klick auf den Link aus dem Newsletter-Verteiler abmelden können.
Wenn Sie einen Newsletter erstellen, müssen Sie bei der Gestaltung auf viele verschiedene Faktoren achten. Dabei müssen Sie sich zunächst bei den Grundlagen für eine bestimmte Darstellung Ihres Newsletters entscheiden. Davon hängt ab, welche Mittel Sie bei der Gestaltung einsetzen können und auf welchen Endgeräten Ihr Newsletter empfangen werden kann.
An dieser Frage scheiden sich die Geister. Waren früher vor allem Plain-Text-Newsletter aufgrund ihrer weiten Verbreitung gefragt, lassen sich mittlerweile HTML-Newsletter in praktisch allen Systemen darstellen. Die höhere Flexibilität bieten in jedem Fall HTML-Newsletter.
Das Layout sollte einheitlich sein und die Farben und die Corporate Identity des Unternehmens darstellen. Wichtig ist eine aufgeräumte Darstellung, sodass der Empfänger alle wichtigen Informationen bereits auf den ersten Blick erfassen kann. Schließlich muss ein Newsletter bereits auf den ersten Blick überzeugen können.
Ein festes Newsletter Template erleichtert das Erstellen der Newsletter ungemein. Einmal erstellt kann das Template für jeden Newsletter herangezogen werden. Dies sorgt für die notwendige Kontinuität und verringert den Aufwand für neue Newsletter ungemein.
Ein Newsletter sollte auf allen Endgeräten gleichermaßen gut lesbar sein. Ein responsives Design erlaubt es dem Newsletter, sein Erscheinungsbild an das verwendete Endgerät anzupassen. Ähnlich einer Webseite im responsive Design bleiben die Inhalte stets im Mittelpunkt, während unnützes Beiwerk auf kleineren Geräten und Displays ausgeblendet wird.
Es mag verlockend erscheinen in einem Newsletter viele Bilder zu verwenden. Doch die Größe des Newsletters sollte immer im Auge behalten werden. Zum einen verfügt nicht jeder Empfänger über eine entsprechend schnelle und unlimitierte Leitung (speziell auf Smartphones), zum anderen regeln viele E-Mail-Clients die maximale Empfangsgröße eigenständig.
Daher sollte ein Newsletter in der Regel die Größe von 1 Mb nicht überschreiten.
Call-to-Actions
Call-to-Actions und Links sollen den Leser des Newsletters direkt auf Ihr Angebot leiten. Diese werden zumeist als Schaltflächen gestaltet und über den Inhalt des Newsletters verteilt.
Platzierung, Farbe, Größe und Form spielen für die Effektivität der Call-to-Actions eine besonders wichtige Rolle.
Da ein Newsletter eine Werbemaßnahme darstellt, darf dieser nicht unverlangt an fremde E-Mail-Adressen versendet werden. Ein Verstoß gegen diese gesetzliche Vorgabe kann schnell ins Geld gehen, vor allem, wenn eine große Anzahl solcher unverlangter Nachrichten verschickt wird. Folgende Verfahren sind rechtlich wichtig und hilfreich:
- Das Double Opt in Verfahren: Hierbei muss der Empfänger zunächst durch den Klick auf einen Link bestätigen, dass er künftige E-Mails wirklich erhalten möchte. Wird oftmals als überzogen bezeichnet und ist für einen Newsletter-Empfang nicht verpflichtend.
- Die Anmeldung ohne Bestätigung: Entscheidet sich ein User für die Anmeldung am Newsletter, so ergibt sich hieraus die rechtliche Folge, dass diesem Kunden die Newsletter auf eigenes Verlangen zugesandt werden. Sofern der Kunde jederzeit die Möglichkeit eingeräumt bekommt, sich vom Newsletter abzumelden, ist diese Form der ideale Weg.
- Newsletter Anmeldung bereits vorausgewählt: Bei vielen Kauf- und Registrierprozessen kann der Nutzer mit einem Häkchen dem Empfang von Newslettern zustimmen. Diese Funktion darf nicht vorausgewählt sein, selbst wenn dies klar und deutlich beschrieben und für den Kunden in seiner Funktion gut erkennbar ist.
- Newsletter ohne Anmeldung: Newsletter ohne Anmeldung sind in der Regel Spam und werden vom Gesetzgeber deutlich geahndet. Von solchen Werbemaßnahmen sollten Sie in jedem Fall Abstand nehmen, um das Vertrauen in Ihr Unternehmen und Ihre Marke nicht leichtfertig aufs Spiel zu setzen.
Vor dem Versenden der Newsletter an die eigenen Kunden sollten zunächst einige Dinge beachtet werden. Denn nur perfekt gestaltete und optimal positionierte Newsletter werden einen durchschlagenden und deutlichen Erfolg erzielen. Daher sollten Sie zunächst:
- Die Domain personalisieren: Um Vertrauen beim Empfänger zu erzielen, sollten Sie Ihre Newsletter möglichst von einer Domain, die Ihre Organisation erkennen lässt, versenden.
- ISP-Record hinzufügen: Spamfilter schauen heutzutage zunächst, ob die Mail überhaupt von der Domain versendet werden darf. Um Spam-Filter zu vermeiden, müssen Sie somit den ISP-Record Ihrer Domain anpassen. Alternativ können Sie bei mailify deshalb eine vorkonfigurierte, passende Domain erwerben.
- “No-Reply” Adresse vermeiden: Speziell von größeren Firmen werden gerne “No-Reply”-Adressen verwendet. Dies ist oftmals nicht besonders nutzer- bzw. kundenfreundlich. Zum einen führen neue Informationen zu Rückfragen. Zum anderen achten viele Empfänger nicht auf die Absenderadresse oder wissen nicht, was no-reply bedeutet. In beiden Fällen werden sie sich wundern, warum sie keine Antwort erhalten.
- Den Newsletter testen: Versenden Sie den Newsletter an vorhandene Test-Accounts und überprüfen Sie das Aussehen des Newsletters mit verschiedenen Endgeräten, Betriebssystemen und E-Mail-Clients. Achten Sie darüber hinaus darauf, ob Ihr Newsletter ohne Beanstandung durch die gängigen Spamfilter gelangt. Sollte es hier Probleme geben, müssen diese in jedem Fall behoben werden.
- Prüfen Sie die Rechtschreibung: Nichts ist peinlicher als ein Rechtschreibfehler in einem Newsletter. Nutzen Sie Prüf-Tools und lassen Sie Freunde, Mitarbeiter oder Bekannte den Text gegenlesen.
- Überprüfen Sie die Wirkung: Senden Sie den Newsletter an Freunde und Bekannte zum Test. Diese können Ihnen ein direktes Feedback zu Ihrem Newsletter geben.
- Professionelle Prüfung: Ein wichtiger Service bei Mailify: Jede neue Newsletter-Kampagne wird manuell geprüft und bei Bedarf optimiert. So können Fehler leicht vermieden werden.
- Der endgültige Versand: Achten Sie auf eine passende Zeit für den Newsletter-Versand. Versenden Sie nicht in der Nacht, sondern im Idealfall zu Pausenzeiten oder in der Freizeit. Dies steigert die Chancen Ihres Newsletters nochmals deutlich.
Professionelle Newsletter-Dienstleister wie Mailify bieten Ihnen die Möglichkeit die Effizienz Ihrer Newsletter-Kampagne zu überprüfen. So können Sie verschiedene Faktoren auf einen Blick erfassen und die Wirksamkeit Ihrer Kampagne beurteilen. Dazu zählen:
- Die Öffnungsrate: Sie können genau verfolgen, wie viele Ihrer Kunden die E-Mails geöffnet und den Newsletter abgerufen haben. Dank Geo-Tracking können Sie zusätzlich auch deren räumliche Ballung sehr gut nachvollziehen.
- Überwachung der Klickrate: Überwachen Sie genau, welche Links in Ihrem Newsletter besonders häufig angeklickt wurden. So erhalten Sie wichtige Informationen für zukünftige Newsletter und können die Effizienz Ihrer Werbemaßnahmen weiterhin optimieren.
- Das Bounce-Management: Ein professionelles Bounce-Management erkennt die nicht zustellbaren E-Mails in Ihrem E-Mail-Verteiler. Diese können nicht nur aus der Liste gelöscht werden, sondern werden auch bei der Auswertung nicht erfasst. Somit erhalten Sie korrekte und bereinigte Resultate zu Ihrer Kampagne.
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