Wann und wo Sie unbedenklich Newsletter kostenlos erstellen und versenden können und ab wann sich eine professionelle Software lohnt.

Seit Ray Tomlinson 1971 den ersten elektronischen Brief verschickte, ist die E-Mail auf der Erfolgsspur. Die Anzahl der versendeten E-Mails steigt jedes Jahr, genauso wie die Anzahl von Nutzern. Und das Ganze, sofern Sie eine Internetverbindung haben, meist komplett kostenlos. Sie finden unzählige Anbieter im Internet, bei denen Sie in wenigen Minuten zu einem eigenen Postfach kommen und damit beliebig versenden können. Marktführer sind in Deutschland hier übrigens gmx.de und web.de.

Abgesehen von dem wehleidigen Thema “Spam” und den Herausforderungen der Datensicherung, ist das Versenden von Mails über kostenlose Provider angenehm einfach und unkompliziert. Sie können Betreff und Pre-Header anpassen, Schriftarten, -farben und -größen ändern, Bilder, Links, Gifs und Videos einfügen.

Zum Senden von privaten Newslettern, wie zum Beispiel der Einladungen zu Ihrem Geburtstag an Ihre 53 Kontakte, reicht ihr “normales” Postfach meist absolut aus. Hier können Sie somit Newsletter kostenlos erstellen. 

Aber Vorsicht, wenn Sie nicht zu privaten, sondern beruflichen Zwecken versenden wollen.

Hier sollten Sie sich definitiv über die Vor- und Nachteile der kostenlosen E-Mail-Provider gegenüber professioneller Software-Lösungen bewusst sein.

Aber der Reihe nach…

Problemlos große Kontaktlisten anschreiben

Auch wenn kostenlose E-Mail-Anbieter für die eins-zu-eins Kommunikation optimiert sind, können Sie an mehrere Personen gleichzeitig senden. Kennen sich diese Personen bereits, besteht hier normalerweise kein Problem. Schwieriger wird es, wenn Sie auf Datenschutz achten müssen. Hier müssen alle Kontakte in jedem Fall als BCC eingefügt werden. Als offiziellen Empfänger können Sie dann zum Beispiel Ihre eigenen Adresse angeben. Dies ist nicht so schön und professionell, aber möglich. Es gibt hier jedoch Grenzen. Manche E-Mail-Programme definieren maximale Empfängerzahlen, und oftmals werden Sie direkt im Spam landen, da Sie und Ihre IP-Adresse als nicht seriöser Massensender gesehen werden. IP-Adressen, von denen nie große Mengen an Nachrichten versendet wurden, fehlt die entsprechende Reputation. Werden von einem Tag auf den anderen 5000 statt 50 Mails versendet, können Sie sicher sein, dass sämtliche Spam-Filter misstrauisch werden und Ihren Newsletter blockieren. 

Hier können professionelle Newsletter-Programme Abhilfe schaffen. Diese haben auf den Versand von großen Mengen von Mails ausgerichtete und oftmals zertifizierten Server und IP-Adressen.

An eine große Kontaktliste senden und trotzdem alle persönlich ansprechen

Am liebsten würden Sie jeden Ihrer Kontakte persönlich ansprechen, können aber nicht hunderte einzelner E-Mails versenden. Zwar können Sie bei kostenlosen E-Mail-Providern viele Adressen als Empfänger einfügen, jedoch bekommt dann jeder die gleiche E-Mail. Dies macht die Ansprache Ihrer Kontakte schwieriger und vor allem unpersönlicher.

Lösung: Personalisieren! Mit einem spezialisierten Newsletter Programm können Sie den Betreff und Inhalt jeder einzelnen E-Mail an den Empfänger anpassen und trotzdem alle gleichzeitig versenden. Das Programm übernimmt es für Sie, eine Kontaktinformation an der gewünschten Stelle einzufügen.

So können Sie zum Beispiel als Betreff “Hi {Vorname}, wir begrüßen dich mit einem Essen zum halben Preis” wählen und vor dem Versand wird für jeden Kontakt der entsprechende Vorname automatisch eingesetzt.

Kontaktlisten unkompliziert verwalten und filtern

Ihnen fehlt der Überblick über Ihre Kontakte? Sie hätten am liebsten eine Liste mit allen E-Mail Adressen und dazugehörigen Informationen: Vorname-, Nachname, Geburtstag, letzter Kauf, … ?

Auch dann macht es Sinn, sich nach einem E-Mail Tool umzuschauen. Im Gegensatz zu Programmen, die Newsletter kostenlos erstellen, können Kontakte in einer Newsletter Software leicht in Listen dargestellt werden und nach Kriterien gefiltert werden.

So können Sie Ihre Empfängerliste innerhalb von Sekunden segmentieren und verlieren nie den Überblick. 

Anmeldungen generieren und Kontaktlisten einfügen

Dass eine Kontaktliste immer in Bewegung ist und neue Kontakte dazu kommen und sich einige alte abmelden oder ungültig sind, ist ganz normal.

Während diese stetigen Änderungen für kleine Listen leicht zu händeln sind, wird es bei großen Listen mit mehreren hundert oder tausend Kontakten kompliziert.

Wenn Sie außerdem vorhaben, Ihre Kontakte wachsen zu lassen, brauchen Sie einen Anmeldelink, den Sie verbreiten können. Dies ist mit E-Mail-Programmen, die Newsletter kostenlos erstellen lassen schwierig.

Mit einem professionellen Newsletter-Tool hingegen können Sie ein Anmeldeformular erstellen, das direkt mit Ihrer Kontaktliste verbunden ist. So erleichtern Sie es nicht nur neuen Interessenten sich für Ihren Newsletter anzumelden, sondern sparen auch sich selbst viel Zeitaufwand. Sie müssen nicht mehr jeden neuen Kontakt händisch einfügen, sondern alles läuft automatisch.

Opt-out-Link erstellen und Abmeldungen verwalten

Möchten Sie als Unternehmen Newsletter versenden, ist ein Abmeldelink gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie Newsletter kostenlos erstellen wollen, müssen Sie diesen Link selbst erstellen. Zudem müssen Sie manuell registrieren, wer sich abmeldet und die Kontakte aus Ihrer Liste löschen. Vergessen Sie aber keinen einzigen, denn das kann nicht nur unangenehm werden, sondern auch zu teuren Abmahnungen führen.

Wollen Sie auf der sicheren Seite sein und nicht den Überblick verlieren, dann wählen Sie besser eine Newsletter-Software. Hier haben Sie meist automatisch einen Opt-out-Link angegeben, den Sie noch an Ihr eigenes Unternehmen anpassen können.

Zudem wird ein gutes Newsletter-Tool die abgemeldeten Adressen automatisch aus Ihrer Empfängerliste streichen und auf eine schwarze Liste setzen. So brauchen Sie sich keine Sorgen mehr darum zu machen, aus Versehen einen bereits abgemeldeten Kontakt anzuschreiben.

Von personalisierten Domains profitieren

Web.de, gmx.de und Co. sind für den private E-Mail-Kontakt optimiert. Senden Sie eine Mail an einen einzelnen oder wenige Kontakte, kommt Ihre Mail in der Regel direkt in den Posteingang Ihres Empfängers.

Anders sieht das aus, wenn Sie als Unternehmen versenden. Dort brauchen Sie Ihre eigene Domain, um als seriös und professionell betrachtet zu werden. Darum besitzen praktisch alle Firmen eine eigene Domain (z.b. @meine-firma.de), über die sie E-Mails versenden.

Das gilt genauso für professionelle E-Mail-Tools! Achten Sie hier in jedem Fall darauf, dass Sie Ihre eigene Domain in den Newsletter-Versand integrieren können. So sehen Ihre Kunden weiterhin Ihre personalisierte Firmen-Domain. Das schafft Vertrauen!

Dem Newsletter ein professionelles Aussehen verleihen

Die wenigsten unter uns öffnen und lesen wohl alle Ihre E-Mails. Wir öffnen solche, bei denen der Sender bekannt ist und vielleicht noch die mit einem relevanten Betreff. Wirklich gelesen werden dabei noch viel weniger E-Mails. Besonders als weniger bekannter Empfänger müssen Sie aus der Masse herausstechen, um gelesen zu werden. Das A und O sind dabei ein attraktiver Betreff und ein professionelles Aussehen.

Wollen Sie Newsletter kostenlos erstellen, ist es kompliziert, Ihrer Nachricht einen beliebige Hintergrundfarbe und Schriftfarbe zu geben. Auch das Formatieren von eingefügten Bildern, GIFs und Videos ist schwierig bis unmöglich.

Spielt das Design Ihres Newsletters eine untergeordnete Rolle, reicht es aus, Programme zu nutzen, die Newsletter kostenlos erstellen. Um jedoch mit einem ansprechenden Design Ihre Kontakte zu beeindrucken und zu überzeugen, bietet sich ein professionelles Tool in jedem Fall an. Hier können Sie oftmals sogar von bereits erstellten Newsletter-Vorlagen profitieren und sich inspirieren lassen.

Responsiv sein und vor dem Versand testen

Alles soll perfekt sein, wenn Sie Ihren Newsletter absenden?

Wenn der Newsletter in Ihrer eigenen E-Mail-Box richtig angezeigt wird, heißt dies leider noch nicht, dass Ihre Empfänger die gleiche Ansicht bekommen werden. Je nachdem, ob die Mail auf einem Smartphone oder Desktop geöffnet wird, und je nachdem, welcher E-Mail-Anbieter genutzt wird, wird eine Nachricht unterschiedlich dargestellt.

Dies ist bei kostenlosen E-Mail Programmen schwer zu überblicken und anzupassen. Gute Newsletter Softwares bieten hingegen sowohl die Möglichkeit umfassender Vorschaumöglichkeiten als auch eines responsiven Designs. Ersteres ermöglicht Ihnen vor dem Versenden zu sehen, wie Ihre Nachricht von Gmail, Yahoo und co. angezeigt werden wird. 

Unter responsivem Design versteht man die automatische Anpassung zwischen der Anzeige auf dem Desktop oder Smartphone. So wird das Lesen Ihres Newsletters auch auf kleinen Bildschirmen angenehm. Ein großer Vorteil, besonders da immer mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen werden.

Mit den richtigen Statistiken Ihren Erfolg messen

Sie schicken eine Einladung zu Ihrem 50. Geburtstag und alle Kontakte antworten Ihnen direkt… Perfekt! Wer braucht da noch Statistiken!?

Sie senden eine Nachricht an 1000 Kontakte und haben keine Ahnung, ob diese gelesen wird und Ihre Links Beachtung finden? Sie brauchen Statistiken!

Messen Sie den Erfolg Ihrer Kampagne mit Ihrer Öffnungsrate, Lesedauer, Klickrate, Geolokation, Anzeige des genutzten Geräts, Betriebssoftware,… . Wer seine Kampagne langfristig verbessern will, muss das Verhalten seiner Kontakte kennen. Hier macht es Sinn, ein paar Euro in ein Newsletter-Tool zu investieren.

Viel Zeit und Aufwand sparen

• Ihre Kontakte werden automatisch verwaltet: Neue eingefügt, Abmeldungen separiert
• Sie können alle Empfänger gleichzeitig persönlich ansprechen
• Sie können schnell ein professionelles Design zaubern oder sogar auf Vorlagen zurückgreifen
• Ohne viele Testmails sehen Sie, wie Ihre Nachricht bei Ihren Empfängern angezeigt wird
• Ohne Umfragen machen zu müssen, erfahren Sie, wer Ihren Newsletter öffnet und wer ihn tatsächlich liest
• …

Bestimmt ist Ihnen jetzt eher klar geworden, ob ein professionelles Newsletter Tool für Sie sinnvoll ist oder Sie kostenlos Newsletter erstellen möchten.

Sie haben bei den vielen Funktionen Angst vor den Kosten einer Newsletter-Software. Ich kann Sie beruhigen! Bei Mailify zahlen Sie zum Beispiel zwischen 0,45 und 1,45 Cent pro Mail. Gleichzeitig sparen Sie viel Zeit und haben diverse Möglichkeiten Ihren Newsletter und damit auch Ihren Kundenkontakt zu optimieren! Und natürlich können Sie alles erst einmal kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden.