Der regelmäßige Versand von Newslettern wird für viele Unternehmen immer wichtiger. So können nicht nur Bestandskunden gehalten und gebunden, sondern auch Neukunden generiert werden. Doch vor allem kleine und mittelständische Unternehmen und Startups fürchten die Kosten und den Aufwand für eine regelmäßige Newsletter-Kampagne. Dabei können die meisten Kampagnen in der heutigen Zeit bequem online über ein Newsletter-Tool gestaltet werden. Diese Tools entlasten mit ihren Funktionen nicht nur die zuständigen Mitarbeiter, sondern entheben das Unternehmen auch von der Notwendigkeit eine eigene Infrastruktur für den Newsletter-Versand aufzubauen.

Wofür werden Newsletter-Tools verwendet?

Moderne Newsletter-Tools wie Mailify bieten ihren Kunden ein breites Spektrum an angebotenen Leistungen und vereinfachen den Versand von regelmäßigen Newslettern enorm. Dabei können die Tools nicht nur eine Reihe von Funktionen bereitstellen, sondern auch entsprechend der Ansprüche der Kunden individualisiert werden. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Direkter Zugriff: Sie können von jedem Ort der Welt mit einer einfachen Internetverbindung auf das Newsletter-Tool zugreifen und einen Newsletter erstellen oder versenden.
• Unabhängig von der technischen Ausstattung: Es muss keine Infrastruktur für den Versand von Newslettern vorgehalten werden.
• Keine Wartung erforderlich: Die Wartung und Pflege der Tools übernimmt der Anbieter. Sie müssen sich um nichts kümmern und können jederzeit auf alle Funktionen zurückgreifen.
• Hohe Flexibilität: Dank Templates und Automatisierungen können Sie Newsletter extrem schnell und in einheitlichem Stil erstellen und versenden.

Wichtig ist jedoch, dass Sie sich für ein gutes und leistungsstarkes Newsletter-Tool entscheiden. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine wichtige Rolle.

Auswahlkriterien für das Newsletter-Tool

Zunächst einmal müssen Sie Ihre Bedürfnisse und Ansprüche genauer definieren. Denn nur, wenn Sie wissen, welche Leistungen und Möglichkeiten Sie benötigen, können Sie eine qualifizierte Auswahl treffen. Dabei spielen Ihre Branche oder Ihre Zielgruppe nur eine sehr untergeordnete Rolle. Denn moderne Newsletter-Tools erlauben das Erstellen der verschiedensten Newsletter mit unterschiedlichsten Designs und Inhalten. Es sind eher die harten Faktoren, welche Ihre Wahl maßgeblich beeinflussen sollten.

Newsletter Tool Kosten

Selbstverständlich steht der Preis für die Dienstleistungen des Newsletter-Tools an oberster Stelle. Aus diesem Grund spielt das vorgegebene Budget für den Newsletter Versand die wohl wichtigste Rolle für Unternehmen. Die Preise der verschiedenen Newsletter-Tools variieren dabei sehr stark. Besonders günstige Angebote sind allerdings oftmals mit einer Werbe-Einblendung versehen, welche Ihre Kunden abschrecken könnte. Hier sollten Sie genau bedenken, ob Sie eine solche Fremdwerbung in Ihren Newslettern zulassen möchten.

Der Preis hängt ansonsten stark von der Anzahl der zu versendenden Newsletter ab. Dabei spielt jedoch nicht die Anzahl der Kunden eine Rolle. Wenn Sie pro versandter Mail bezahlen müssen, sollten Sie Ihre Entscheidung überdenken. Die Anzahl der E-Mails ist ein viel wichtigerer Faktor.

Die Zahl der Empfänger sollte wie bei Mailify unbegrenzt sein. Nur so können Sie Ihre Zielgruppen optimal erreichen. Auch Modelle mit laufenden Kosten ohne direkten Nutzen für Sie sollten Sie vermeiden. Im Idealfall zahlen Sie nur die Leistungen, welche Sie auch abgerufen haben. So haben Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Newsletter-Kosten.

Die Anzahl der Newsletter

Die Anzahl der Newsletter spielt eine wichtige Rolle. Nicht nur bei der Kalkulation der Preise, sondern auch bei der Erstellung.

Wenn Sie verschiedene Zielgruppen haben und Ihre Newsletter entsprechend segmentieren möchten, sollten Sie mit einer größeren Anzahl an Newslettern rechnen. Schließlich soll jede Zielgruppe möglichst effektiv angesprochen werden.

Achten Sie darüber hinaus bei der Berechnung der Anzahl auf eventuelle Sondermailings zu Feiertagen. Eine umfassende Schätzung der zu erwartenden Anzahl an Newslettern kann Ihnen die Kalkulation deutlich vereinfachen.

Der Support

Ein ebenfalls sehr wichtiger Punkt bei der Entscheidung für oder gegen ein Newsletter-Tool ist der angebotene Support.

Ein guter und vor allem kompetenter Helpdesk kann Ihnen viel Arbeit und Mühen ersparen und sollte in jedem Fall im Angebot enthalten sein. Vor allem am Anfang kann ein guter Support Ihnen bei vielen Fragen und Problemen schnelle Hilfe bieten. Hier sollten Sie keine Abstriche machen, sondern nur Newsletter-Tools mit einem umfassenden Support buchen. Ein Support in deutscher Sprache ist noch ein weiterer Bonus, welcher von unseren Kunden besonders geschätzt wird.

Was sollte ein Newsletter-Tool bieten?

Nachdem die wirtschaftlichen Faktoren geklärt sind, stellt sich vor allem die Frage nach der Funktionalität der Newsletter-Tools. Schließlich möchten Sie mit dem Tool komplexe und ansprechende Newsletter erstellen und an Ihre Kunden versenden. Dies sollte nicht nur besonders einfach geschehen, sondern natürlich auch mit den entsprechenden technischen Möglichkeiten optimal zu erledigen sein. Daher sollten Sie bei einem Newsletter-Tool auf verschiedene Elemente besonders achten.

• • Die einfache Erstellung der Newsletter: Sie sollten die Newsletter mit möglichst wenig Aufwand erstellen können. Bereiche wie Header, Preheader und Betreff sollten sich ebenso einfach bearbeiten lassen, wie der Inhalt des Newsletters.
  • Verschiedene E-Mail-Typen: Sie sollten mit dem Newsletter-Tool sowohl Einzel-Kampagnen als auch regelmäßige Newsletter-Kampagnen planen und durchführen können. Die Nutzung von Autoresponder, A/B Split-Tests, RSS-Kampagnen und Follow-Up Kampagnen sollte möglich sein.
  • Einfach anpassbare Designs: Die Nutzung von Templates und Newsletter-Vorlagen ist ein wichtiges Qualitäts-Kriterium für ein Newsletter-Tool. Wichtig ist, dass Sie nicht nur die vorgefertigten Designs nutzen können, sondern auch eigene Designs in das Newsletter-Tool implementieren können. So wird jeder Newsletter zu einem echten Blickfang und Sie können mit Ihrem Werbemailing Ihre Zielgruppe noch effektiver erreichen.

• Responsive Designs: Das Newsletter-Tool sollte in der Lage sein die Newsletter im resonsive Design zu erstellen und zu versenden. Somit ist garantiert, dass Ihre Empfänger an Smartphone oder Tablet ebenfalls den Newsletter umfassend erleben können.

Wie wichtig ist die E-Mail-Automation?

Der automatisierte Versand von Newslettern ist zu einem wichtigen Entscheidungs-Kriterium geworden. Denn nicht nur der Aufbau der Newsletter, sondern auch der exakte Versandzeitpunkt spielen eine wichtige Rolle bei der Akzeptanz durch die Empfänger.

Darüber hinaus bietet der Bereich der Automation noch einige weitere Möglichkeiten. Mit einer passenden Schnittstelle können Sie Ihre Newsletter automatisch personalisieren, können Follow-Up-Kampagnen organisieren und Behavioral Newsletter erstellen lassen.

Je umfassender das Leistungsangebot des Newsletter-Tools ist, desto mehr kreative Möglichkeiten werden Ihnen geboten. Das Tool selbst wird natürlich aber auch teurer, weshalb wir bei Mailify derzeit darauf verzichtet haben.

Test-Routinen und ihre Vorteile

Newsletter müssen vor dem Versand getestet werden. Nicht nur, dass Sie somit Fehler bei der Darstellung oder im Inhalt ausschließen können, auch die Anzeige der Newsletter auf verschiedenen Endgeräten sollte von Ihnen überprüft werden. Gute Newsletter-Tools – so auch Mailify – bieten zusätzlich eine manuelle Überprüfung Ihrer Newsletter an, um vorhandene Fehler schneller zu finden und die Zustellrate zu verbessern. Wichtige Test-Routinen sind unter anderem:

• • Spam-Test: Bei einem solchen Test wird der Newsletter genauer untersucht und analysiert. Hier können Sie schnell feststellen, ob Sie mit Ihrem Betreff und Ihrem Preheader den Spam-Filter der verschiedenen E-Mail-Anbieter triggern und somit Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet. Ein Vorgang, welcher in jedem Fall vermieden werden sollte.

• Kompatibilitätstest: Ihre Newsletter sollen auf allen Endgeräten und in den verschiedenen E-Mail-Programmen gleichermaßen wirken. Ein umfassender Test der Kompatibilität erlaubt Ihnen im Vorfeld bereits zu prüfen, ob dieser Umstand erfüllt wird, oder ob Sie Ihren Newsletter nochmals ändern müssen.

Nicht zustellbare Mails

Ein weiterer wichtiger Faktor bei einem Newsletter-Tool ist der Umgang mit nicht zustellbaren Mails. Solche Rückläufer gibt es selbst bei sehr gut gepflegten Adress-Datenbanken und Kontaktlisten immer wieder. Das Newsletter-Tool sollte diese E-Mails nicht einfach nur registrieren, sondern auch aktiv handeln. Nicht zustellbare Mails sollten erfasst und deren E-Mail-Adressen aus der Kontaktliste genommen werden. So können Sie es vermeiden zu viele E-Mails zu versenden, welche niemals den Empfänger erreichen.

Schlechte Newsletter-Tools bieten solche Leistungen nicht, sodass Sie bei vielen toten Adressen in Ihrer Kontaktliste mit jedem Newsletter bares Geld verbrennen. Eine gute und umfassende E-Mail-Marketing-Software bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Mailing-Liste automatisch auf dem aktuellsten Stand zu halten und nicht mehr existierende E-Mail-Adressen einfach auszusortieren.

Schnittstellen zu anderen Programmen

Eine große Auswahl an Schnittstellen zu den gängigsten Programmen und deren Funktionen zeichnet ein gutes Newsletter-Tool aus. Denn nur durch die Anbindung an das Customer Relationship Management und das Shopsystem können verschiedene Automatisierungen genutzt und effektiv betrieben werden. Ein gutes Newsletter-Tool sollte somit eine große Zahl an kompatiblen Schnittstellen bieten und Ihnen die Möglichkeit einräumen die Daten für den Newsletter somit automatisiert zu generieren.

Auch diese Funktionen kommen jedoch mit einem Preis. Sie müssen also entscheiden, ob Sie das wirklich brauchen.

Die Analyse-Möglichkeiten beachten

Newsletter-Kampagnen als Teil des E-Mail-Marketing zeichnen sich vor allem durch ihre sehr gute Analysierbarkeit aus. Hier muss also jedes Newsletter-Tool punkten und Ihnen eine umfassende Analyse der Newsletter-Kampagne ermöglichen. Dabei spielt nicht nur die Anzahl der angebotenen Daten eine wichtige Rolle, sondern auch deren gute und übersichtliche Darstellung. Was bringt Ihnen ein Haufen an Daten, welchen Sie kaum analysieren können, wenn Sie mit weniger Daten und einer guten Darstellung mehr Erfolge erzielen könnten.

Durch detaillierte Statistiken können Sie die Effektivität und die Wirkung ihrer Newsletter-Kampagnen nachhaltig verbessern. Wer bei seinem Newsletter-Tool auf diese Möglichkeiten verzichtet, raubt sich selber die größten Vorteile, welche das Newsletter-Marketing zu bieten hat.