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Wie man die DSGVO-Richtlinien im E-Mail-Marketing einhält

Wie man die DSGVO-Richtlinien im E-Mail-Marketing einhält

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Ein enormer Schock für Marketer! Seit dem Jahr 2018 ist die DSGVO-Richtlinie in Kraft getreten. Diese Richtlinie regelt die Datenverarbeitung innerhalb der europäischen Union. Doch was hat das für Auswirkungen auf das E-Mail-Marketing? Werden, wie es öfters bei bürokratischen Regelungen der Fall ist, Steine in den Weg gelegt?
Hier erfahren Sie was genau diese Regelung für Sie bedeuten und wie sich die gängige Marketingpraxis ändert.

Was ist die DSGVO

Unter der DSGVO versteht man eine europäische Datenschutz-Grundverordnung die zum Schutz der Endverbraucher ein Kraft getreten ist. Mit der DSGVO versucht die europäische Union einen einheitlichen Rechtsrahmen für die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogener Daten zu schaffen.
Durch diese Verordnung welche im Jahre 2018 europaweit in Kraft getreten ist, wird dem Endverbraucher rechtliche Sicherheit beim Umgang von Internetanbietern mit dessen Daten angeboten. Das heißt es sind bestimmte Gesetze implementiert worden um den Umgang mit bestimmten Daten zu regeln.

Generell gesagt schützt die DSGVO also die Grundrechte und Grundfreiheiten von Personen beim Umgang mit personenbezogenen Daten.
Folglich bedeutet das für Unternehmen eine enorme Erhöhung der Dokumentationspflicht, da zu jeder Zeit, gegenüber Aufsichtsbehörden, nachzuweisen ist, ob die Verarbeitung der Daten rechtmäßig geschieht/geschehen ist.
Die größte Änderung besteht jedoch in der Reichweite. Da diese Gesetze und Regelungen nicht nur für Unternehmen mit Sitz in der EU gelten, sondern für jeden der Daten/Informationen über einen EU-Bürger verarbeitet oder speichert.

DSGVO im E-Mail-Marketing

Besonders E-Mails fallen in das Auge der Aufsichtsbehörden. Das liegt zum einen daran, dass generell eine enorme Menge an E-Mails versendet wird (mehr als 270 Milliarden) und zum anderen daran, dass um E-Mails zu senden und diese zu personalisieren eine Menge an Daten benötigt werden. Ihr Unternehmen braucht zudem die Zustimmung der einzelnen Person, um ihre E-Mails versenden zu können. Jede Ihrer E-Mails die an eine Gruppe von Empfängern gesendet wird, kann als E-mail-Marketing verstanden werden.
Doch was tun, mit Kontakten die Sie vor dem 25.Mai.2018 akquiriert haben?
Fall sich auf Ihrer Liste Personen befinden die eine explizite Einwilligung zum Erhalt Ihrer Mailings gegeben haben, können Sie sie auch weiterhin kontaktieren – jedoch nur solange eine Einwilligung vorliegt.
Oft ist es jedoch so, dass eine erneute Einwilligung eingeholt werden muss.

Einwilligung der Empfänger


Falls die Zustimmung Ihrer Empfänger nicht, oder auf keine klare und transparente Weise eingeholt worden ist, dürfen Sie in diesem Fall auch keine Kampagne starten um diese Kontakte neu zu qualifizieren. Dies lässt sich dadurch erklären, da diese Kontakte niemals ihre Einwilligung zum Erhalt Ihrer Informationen gegeben haben. Diese Kontakte müssen aus Ihrem Register gelöscht werden.

Anders ist es wenn die Berechtigung Ihren Kontakten Informationen senden zu dürfen (seien es Newsletter, Werbung, etc.), auf klare und transparente Weise erfolgt ist, Sie jedoch darüber keinen Nachweis haben. Dies kann beispielsweise durch eine Webseite oder eine App durchgeführt worden sein. In diesem Fall können Sie eine Kampagne zur Neuqualifizierung Ihrer Kontakte durchführen.

Falls Sie die Berechtigung, Ihre Kunden mit Informationen zu versorgen, auf klare und transparente Weise eingeholt haben und einen Nachweis darüber verfügen sind Sie auf der sicheren Seite. In diesem Fall brauchen Sie keine erneute Kampagne zu versenden, solange Sie über den Nachweis der Zustimmung verfügen.

 

Opt-In und Opt-Out

Nutzer die sich mit ihrer E-Mail-Adresse in einen Verteiler eingetragen haben (Opt-In), z.B. Newsletter, erhalten durch eine folgende Bestätigungsemail die Möglichkeit, ihre Anmeldung zu bestätigen. Durch die erneute Bestätigung (Double-Opt-In) ist die Anmeldung abgeschlossen.

Neu ist zudem auch, dass den Empfängern in jeder E-Mail eine Möglichkeit gegeben werden muss, sich abzumelden. Dies wird auch Opt-Out genannt und ist obligatorisch.

Dies bringt Vorteile für Sie mit sich: Durch das doppelte Anmelden können Sie sich sicher sein, dass die Person ein wirkliches Interesse an Ihren Informationen besitzt.
zudem besitzen Sie einen leichten Nachweis über die Zustimmung der Anmeldung.

 

Ernennung eines Datenschutzbeauftragten

Durch die Einführung der DSGVO ist es nun auch obligatorisch einen/eine Datenschutzbeauftragte/r zu ernennen. Alle Unternehmen die personenbezogene Daten verarbeiten wie z.B. Name, E-Mail-Adresse, Kontonummer, etc. benötigen nun einen Datenschutzbeauftragten. Ausnahmen gibt es bei kleinen Unternehmen die weniger als 10 Angestellte regelmäßig beschäftigen.

Nun stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter die bessere Wahl ist.

 

-Interner Datenschutzbeauftragter

Ein interner Datenschutzbeauftragter hat den Vorteil, dass er “näher am Geschehen” ist. Er versteht die gängigen Abläufe und die Unternehmenspraxis. Der zum datenschutzbeauftragten berufene Mitarbeiter genießt zusätzlich Kündigungsschutz und hat Anspruch auf beispielsweise eine eigene Ausstattung oder Fortbildungen.
Der Nachteil eines internen Datenschutzbeauftragten kann jedoch sein, dass er möglicherweise nie ganz frei von den Anweisungen seines Vorgesetzten werden kann.
Außerdem bleibt es dem Geschäftsführer und dem Chef der IT aufgrund möglicher Interessenskonflikte verwehrt, die Funktion des Datenschutzbeauftragten zu bekleiden.

-Externer Datenschutzbeauftragter

Im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten ist der externe ein zertifizierter Datenschutzexperte welcher zudem als Dienstleister fungiert. Er zeichnet sich aus durch seine hohe fachliche Expertise und garantiert dadurch den bestmöglichen Schutz für Ihr Unternehmen. Die Kostenstruktur ist verständlich, vertraglich geregelt und die entsprechende Vertragslaufzeit festgelegt. Durch seine Ausbildung und Schulung kann ein externer Datenschutzbeauftragter Sie vor hohen Bußgeldern schützen.
Mögliche Nachteile bestehen unter anderem in der eventuell längeren Einarbeitungszeit des DSB und dass er bei möglichen Problemen, Fragen oder Beschwerden oft nicht direkt greifbar ist.

Liste der wichtigsten Artikel

Um den Paragraphen Dschungel etwas zu lichten, werden hier nun die wichtigsten und bedeutendsten Artikel der DSGVO durchleuchtet und erklärt.
Um erfolgreiches Marketing durchzuführen ist es wichtig, die bedeutendsten Paragraphen zu kennen, zu verstehen und sie DSGVO konform umzusetzen

-Artikel 6 – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

-Artikel 13 – Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person

-Artikel 15 – Auskunftsrecht der betroffenen Person

-Artikel 17 – Recht auf Löschung

-Artikel 28 – Auftragsverarbeiter

Es wird empfohlen sich in die genannten Artikel genauer einzulesen.

Was sollen Arbeitgeber tun?

Arbeitgeber sind dazu angehalten Ihre unternehmensspezifischen Prozesse zu prüfen und eine Strategie zu entwickeln mit der dem Verstoß der Datenschutzrichtlinien vorgebeugt werden kann. Dazu kann auch eine Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter gehören.
Auch wenn man kein Experte auf diesem Gebiet ist, sollte man sich qualifizierte rechtliche Ratschläge einholen um eventuellen teuren Fehlern vorzubeugen.

Hier eine kurze Auflistung möglicher Schritte:

1. Analyse der unternehmensinternen Vorgänge auf Datenschutz

– Klären Sie die W-Fragen der Verarbeitung der von personenbezogenen Daten.
– Wo können Probleme auftreten?

 

2. Einhaltung der datenschutzkonformen Vertragsgestaltung

– Stellen Sie sicher, dass klare Vereinbarungen getroffen werden (Geschäftspartner etc.)

3. Anpassung der unternehmensinternen Dokumentation

-Passen Sie die interne Unternehmensdokumentation und andere datenschutzrelevante Prozesse an.
– Denken Sie an Ihre neuen Pflichten wie Unterrichtungs- und Löschungspflicht (siehe Artikel)

Chancen der DSGVO im E-Mail-Marketing

Die DSGVO mag auf den ersten Blick erschreckend wirken. Viele Änderungen und Neuerungen erfordern einiges an Umstellung.
Doch Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind ein hohes Gut, besonders im Bereich E-Mail-Marketing.
Die DSGVO sollte als Chance für jeden Unternehmer/jedes Unternehmen gesehen werden. Ihnen wird zum Beispiel die Chance geboten, Ihre Kontaktliste zu säubern, indem beispielsweise inaktive Kontakte, oder auch Kontakte die kein eigentliches Interesse an Ihren Informationen haben, herausgefiltert werden.
Für Ihre Marketingstrategie bringt das enorme Vorteile, denn so können Sie Ihre Energie den besten Kunden zuwenden und die Kundenbeziehung stärken.
Zudem können Sie sich im Thema Recht auf der sicheren Seite wiegen, wenn sie die DSGVO konform umgesetzt haben.
Ein weiterer Vorteil bietet sich auch aus Sicht der Kunden. Ihre Kunden werden beruhigt sein, wenn sie wissen, dass es gewisse Standards und Richtlinien im Umgang mit personenbezogenen Daten gibt, die strikt zu befolgen sind.

Zudem ein Label, wie es beispielsweise Mailify besitzt, das besagt, dass das Unternehmen DSGVO konform ist, ist ein zusätzliches plus.


Autor: Simon Wölfinger

 

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