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Die Verwaltung der gemeinsamen Nutzung einer Ressource (Kampagne, Liste, Formular, Landingpage) erfolgt in den Einstellungen dieser Ressource, beispielsweise bei einer Kampagne im Bereich "Wer kann auf diese Kampagne zugreifen?"
Anmerkung: die Bezeichnung dieses Bereichs variiert je nach Art der betreffenden Ressource: wenn es sich um eine Kontaktliste handelt, heißt der Bereich "Wer kann auf diese Liste zugreifen?" usw.
Dieses Einstellungsfenster einer Ressource wird direkt beim Anlegen dieser angezeigt. Es ist anschließend möglich, das Fenster "Einstellungen" einer Ressource über das Kontextmenü der jeweiligen Ressource wieder zu öffnen.
Je nachdem, ob Ihre Rolle "Benutzer", "Administrator" oder "Besitzer" ist, und je nach den Ihnen zugeteilten Rechten haben Sie die Möglichkeit, die Freigabe einer Ressource zu konfigurieren (oder nicht), unabhängig davon, ob Sie der Ersteller sind oder nicht.
Standardmäßig hat ein Benutzer Zugriff auf alle Ressourcen (Kampagnen, Listen, Vorlagen, Formulare etc.) der Gruppe, zu der er gehört.
Wenn ein Benutzer eine neue Ressource anlegt, teilt er sie mit allen Benutzern der Gruppe, zu der er gehört. Er kann den Zugriff auf seine Ressource nicht für einen Benutzer seiner Gruppe einschränken. Er kann den Bereich "Wer kann auf diese Kampagne zugreifen?" nicht ändern, denn er sieht ihn nicht.
Ein Benutzer kann jedoch seine Kampagne mit einer anderen Gruppe teilen, wenn (und nur dann, wenn) ihm das Recht auf "Mit anderen Gruppen teilen" vom Administrator des Accounts gegeben worden ist. Dieses Recht kann ihm über das Menü "Rechte verwalten" auf seinem Benutzer-Datenblatt gegeben werden.
Die Administratoren (sowie der Besitzer des Accounts) haben Zugriff auf alle von allen Benutzern angelegten Elemente, gleichgültig welcher Gruppe sie angehören.
Wenn der Administrator (oder der Besitzer des Accounts) eine Ressource anlegt, hat er die Möglichkeit, die Freigabe für einen oder mehrere Benutzer oder eine oder mehrere Benutzergruppen zu deaktivieren.
Diese Freigabeverwaltung erfolgt, wie bereits zuvor erwähnt, im Einstellungsfenster der betreffenden Ressource im Abschnitt "Wer kann auf diese [Ressource] zugreifen?"
Es gibt einen bedeutenden Unterschied zwischen dem Teilen einer Ressource mit einer Gruppe und dem Teilen einer Ressource mit mehreren Benutzern einer Gruppe.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Teilen einer Ressource mit einer Gruppe mehr Flexibilität bietet, da alle Benutzer der Gruppe (aktuelle wie zukünftige) Zugriff auf diese Ressource haben. Das Teilen einer Ressource mit einer Auswahl von Benutzern bietet hingegen eine bessere Kontrolle der Zugriffe auf diese Ressource.
Es steht dem Administrator frei zu entscheiden, welche Freigabemethode seinen Bedürfnissen am besten entspricht, da sie für jede der Ressourcen in seinem Konto unterschiedlich sein kann.