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Como fazer um email de follow-up? 5 dicas + 6 passos

Como fazer um email de follow-up? 5 dicas + 6 passos

Seja como ferramenta de comunicação interna ou como aliado para nutrir e conquistar novos clientes, o e-mail ganha força como ferramenta a cada ano. Por isso mesmo, saber o que é e como fazer um email de follow-up pode ajudar (e muito!) a sua empresa a conduzir o consumidor pelo funil de vendas e garantir uma excelente experiência do cliente. 

Pesquisas mostram que 76% das empresas utilizam o e-mail como parte de sua estratégia, e que 58,4% dessas organizações o fazem para nutrir e desenvolver relacionamento com os clientes — um dos principais objetivos do email de follow-up.

Se, depois de ler esses dados, você sentiu vontade de descobrir um pouco mais sobre como fazer um email de follow-up para nutrir e se aproximar dos seus clientes, continue a leitura deste artigo! 

O que é um e-mail de follow-up? 

Antes de mais nada, vamos a uma rápida contextualização do termo: e-mail de follow-up, como o nome diz, é uma ferramenta de comunicação feita por e-mail que tem, como objetivo, acompanhar o lead durante as etapas percorridas no funil de vendas. 

A função estratégica de um email de follow-up é mostrar àquele futuro comprador que a empresa já tomou conhecimento de sua existência e quer ajudá-lo a encontrar a melhor solução para a sua dor. 

Entretanto, o e-mail de follow up não é uma exclusividade do pré-venda. Ele também deve ser utilizado por empresas que têm um setor de sucesso do cliente e que investem no pós-venda como estratégia e apostam nos uso de ferramentas de marketing de relacionamento e fidelização. 

Como fazer e-mail de email de follow-up dicas preciosas

Para entender como fazer um email de follow-up efetivo, é preciso ter em mente seu principal objetivo: independentemente da etapa da jornada de compra, todo cliente está em busca de boas experiências e de um atendimento online memorável. 

Portanto, mantenha em mente que seu email de follow-up deve estar recheado de conceitos como simpatia, utilidade e praticidade. Para ajudar a sua equipe de vendas a produzir os melhores e-mails de follow up, separamos 5 dicas que ajudam a fazer a diferença. 

1.Exercite a empatia

A primeira dica diz respeito à empatia. Por ser um canal de comunicação sem o recurso “olho no olho” e por estar restrito à escrita, é essencial conhecer técnicas que ajudem a diferenciar o e-mail que gera satisfação daquele que apenas cumpre protocolos.

Pensando nisso, a palavra de ordem deve ser empatia. Lembre-se sempre de que o cliente é o centro do negócio, e que encontrar formas de se conectar verdadeiramente com ele e suas dores pode ser a chave para a conversão de uma venda e a fidelização do contato. 

No vídeo abaixo, você entende a diferença entre simpatia e empatia. Nosso convite é para que você assista e reflita sobre o motivo pelo qual a empatia é tão relevante para o processo de venda. 

 

2.Busque conexões de diversos níveis organizacionais

A segunda dica é sobre não prender seu script exclusivamente a contatos com colaboradores de altos níveis hierárquicos. 

É comum vermos equipes de prospecção e vendas direcionando todos os seus esforços para a diretoria ou chefia de empresas, entendendo que são essas as figuras decisoras da organização.

No entanto, obter respostas ou estabelecer diálogos com esses níveis hierárquicos costuma ser uma tarefa complicada, dado o nível de exigência e a complexidade das tarefas executadas por eles. 

Na prática, existem colaboradores que atuam diretamente com a operacionalização de tarefas e que podem influenciar positivamente a tomada de decisão da diretoria. É o caso dos coordenadores e gerentes de setor.  

Quando for prospectar e iniciar a rotina de envio do e-mail de follow up, pense nisso! 

3.Foque na demanda do cliente

Quando for criar um email de follow-up, não se esqueça de recapitular as necessidades já mapeadas para aquele cliente. Isso ajuda a construir mensagens personalizadas e focadas naquilo que ele mais precisa: resolutividade.

Se estivermos falando de um follow up inicial, é fundamental entender o negócio do cliente e encontrar sintonia entre a operação dele e o seu serviço. 

4. Humanize seus contatos

Nem precisamos falar sobre a importância da humanização para a criação de relações mais duradouras entre sua empresa e seus clientes, certo? De todo modo, vamos reforçar! 

Utilize a brand voice da sua organização para conversar com o lead de forma próxima e amigável. Se a estratégia da empresa permitir, não se prenda a longos e-mails escritos: use recursos interativos, como e-mails animados com gifs e vídeos. 

Outros detalhes que ajudam a humanizar os contatos de follow up são: 

  • Chamar o contato pelo nome;
  • Apresentar-se com seu nome;
  • Usar saudações no início e no fim do e-mail.    

5.Ofereça valor

Por fim, o grande pulo do gato: sempre que possível ofereça algo de valor ao lead durante o e-mail de follow up. Pode ser o acesso a um webinar, um material rico, o link para um blog post, um relato de case de sucesso, o convite à assinatura de uma newsletter ou mesmo um período teste para determinado produto. 

Se o nosso objetivo é conectar o lead à empresa para que ele permaneça em sua jornada de compra, é importante mostrar, logo de cara, o que ele pode ganhar com o relacionamento. 

Como fazer follow up por e-mail na prática

Agora, você já sabe como tornar seu email de follow-up diferenciado. Que tal, então, passarmos por um breve passo a passo de como criar um follow up funcional? 

1.Utilize um endereço de e-mail com credibilidade

Se sua intenção é estabelecer um relacionamento cliente-empresa, é muito importante ter um endereço de e-mail com credibilidade para representar sua organização. 

Investir em um domínio com o nome da empresa não é caro, e pode transformar sua imagem diante do cliente. 

2.Entenda a jornada de compra do cliente antes mesmo de escrever seu e-mail

Antes de enviar um e-mail pautado em um roteiro de vendas genérico, estude seu lead e entenda em que etapa da jornada de compra ele está. Cheque o histórico do cliente com a empresa, verifique se ele reincidiu em alguma pesquisa ou deu preferência a um assunto específico durante seus touchpoints com o negócio. 

Dessa forma, será possível investir em um follow up atualizado e pertinente ao momento do cliente. 

3.Exercite a linguagem clara e objetiva

Nada de escrever conteúdos longos e rebuscados! Se o objetivo é se mostrar presente e acompanhar a jornada do cliente, seu e-mail de follow up deve funcionar como um anzol pronto a pescar uma isca: ágil e certeiro. 

4.Use uma linguagem estratégica: lembre-se de que a missão é fazer com que o e-mail seja aberto (e lido!)

Usamos a palavra “estratégica” neste tópico porque essa deve ser a principal característica de um e-mail de follow up. Ele não deve ser longo demais, nem complexo demais, nem simples ou escandaloso demais. 

Algumas dicas para encontrar o equilíbrio e usar a linguagem perfeito para o cliente são: 

  • Pensar de forma inteligente e escolher as melhores palavras para compor o título do e-mail (grande responsável pela abertura ou não do conteúdo);
  • Dizer de forma objetiva o motivo do envio;
  • Apresentar aquilo que sua empresa considera a melhor solução para o momento do cliente;
  • Reforçar a disponibilidade do time de atendimento (se possível, usando uma estratégia omnichannel).  

5. Finalize com um CTA ou um gancho para o próximo contato

Outro aspecto fundamental para a efetividade do seu e-mail de follow up é a capacidade de gerar ganchos para contatos futuros.

Por isso, pense sempre em um CTA que estimule a tomada de ação por parte do lead (baixar um material, assistir a uma palestra ou ler um artigo) e reforce seu retorno para dar continuidade ao contato. 

6.Aposte em automação para não se perder nos contatos

Nossa dica final sobre como criar um bom e-mail de follow up está relacionada à gestão.

Criar bons conteúdos, exercitar a empatia, deixar ganchos efetivos para o próximo contato e oferecer exatamente o que o cliente procura são passos fundamentais. Mas, além disso, é preciso desenvolver formas efetivas de gerir os fluxos de todos os clientes. 

Afinal, investir em uma estratégia de relacionamento e não conseguir geri-lo seria um verdadeiro tiro no pé, certo? 

Pensando nisso, nossa dica é apostar em automação para não se perder nos contatos e gerir com atenção cada fluxo de e-mail de follow up. 

Uma dica é aliar um CRM, como o Agendor, a uma ferramenta de gestão de e-mails, como o Mailify, garantindo integração do fluxo de contatos com a jornada de compra e o controle de cada passo do lead rumo à conversão de vendas e fidelização! 

Agora você já sabe como fazer um e-mail de follow up funcional e como gerir seus leads e clientes de forma eficiente e otimizada! Que tal conhecer as soluções apresentadas acima e aliar a tecnologia aos seus processos? 

 

 

Esse post foi escrito por Júlio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestão comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas. 

 

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