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5 dicas para um convite de evento por email marketing bem sucedido

5 dicas para um convite de evento por email marketing bem sucedido

O email marketing é uma ferramenta que permite que você comunique quase qualquer tipo de informação. Um convite para um evento é uma delas. Alguns de vocês já estão acostumados a usar este canal para fazê-lo. Aqui estão 5 dicas antes de clicar em enviar…

1- Não se esqueça da informação principal no assunto

Qual é o destaque do seu evento? O lugar, o seu conceito, o interlocutor, o produto…? É importante garantir que as informações atraentes sejam visíveis nas primeiras palavras.

Vamos dar um exemplo concreto: você é um desenvolvedor de software que desenvolve aplicativos para iPad, mas o nome de sua empresa ainda não é conhecido. Você deseja convidar clientes e prospects para vir e experimentar este novo produto. Muitas vezes, neste caso, muitas empresas costumam escrever um assunto como: «xxx convida você a testar o novo iPad em primeira mão»

Mas qual é a informação importante? Testar o novo iPad em primeira mão? Neste caso, opte por um assunto mais impactante: «Teste o novo iPad em primeira mão com xxx».

Entretanto, a Apple por exemplo colocaria seu nome em evidência, a fim de dar ao usuário a impressão de estar sendo convidado por alguém conhecido e importante: «A Apple convida você a testar o novo iPad antes todos.

2- Não se esqueça do básico 

Três elementos são inseparáveis ​​do envio de um convite, seja por correio ou por email: data, hora e local.

Ainda, dependendo do tipo de evento, outros elementos são importantes:

– organizando uma palestra? Não se esqueça de mencionar os nomes dos oradores, especialmente se eles são notórios

– organizando um webinar? Não se esqueça dos códigos de acesso para se conectar à plataforma de videoconferência

– organizando um evento nacional? Não se esqueça de indicar as estações, metrôs e estacionamentos próximos, bem como um mapa de como chegar ao local

– organizando uma festa? Não se esqueça de indicar um possível código de vestimenta, preços de menus e/ou bebidas, etc.

– …

3- A construção da mensagem do seu email marketing

Como o assunto, as informações principais devem estar no topo do email para que ele possa ser visto por todos, mesmo nos painéis de visualização dos principais webmails e softwares de email.

O básico deve portanto, ser integrado nesta parte da mensagem do seu email marketing.

O restante da mensagem deve conter informações adicionais úteis para as partes interessadas, tais como programação do evento, os nomes dos palestrantes, um mapa, etc.

O endereço de resposta também deve ser visível para incentivar os destinatários a responder, mesmo que a resposta seja negativa (isso evitará lembretes desnecessários).

Você pode optar por duas opções :

– propor responder diretamente ao email clicando em «responder» (mailto:) ou no email de remetente indicado na mensagem

– criar um formulário de resposta no seu site. Esta opção requer que você crie um botão como «Confirmar minha presença» no corpo de sua mensagem, que seja visível o suficiente para se tornar um incentivo ao clique.

4- Reenviar de forma eficaz o seu email marketing

Enviar um convite só pode não ser suficiente. Exceto em ocasiões muito raras. É importante relembrar seus destinatários de duas maneiras:

– Os inscritos: estes são os que responderam positivamente ao envio da sua primeira mensagem. Aqui é mais uma questão de lembrá-los da data do evento. Como regra geral, um convite é enviado um mês antes do dia “D”, o que permite tempo suficiente para que os mais distraídos se esqueçam.

Um email 1 semana antes do dia do evento, e no dia anterior, são suficientes para relembrar estes primeiro registrados e assim evitar as ausências inesperadas. E sim, o email marketing automatizado por fazer isso por você sem nenhum problema.

– Os não-inscritos: receberam o seu convite, alguns abriram, mas ainda não responderam. Trata-se aqui de encorajá-los a responder ao seu email marketing.

Um email por semana ou a cada duas semanas, dependendo da data da 1 ª expedição em relação à data do evento parece ser um bom plano, o suficiente para lembrá-los de você..

Nos reenvios, tente personalizar as suas mensagens de acordo com o filtro pretendido. Por exemplo, indique aos inscritos que esta mensagem é apenas um lembrete e que o seu registo foi realizado com sucesso.

Você também pode tirar proveito disso para divulgar um programa mais detalhado: isso dá a sensação de que o transmissor quer que você aprenda mais, ao invés de apenas tirá-lo da cadeira.

Quanto aos não-inscritos, você pode ser mais direto: «Você ainda não respondeu … só mais alguns dias antes do encerramento das inscrições …».

Os lembretes são sem dúvida, um elemento indispensável para o sucesso quantitativo de seu evento, e por extensão, da sua campanha de email marketing.

Para potencializar a sua campanha de email marketing, pense muito na hora na qual os seus convites e lembretes são disparados.

5- Não se esqueça de agradecer os participantes do seu email marketing

A organização de um evento não termina no final, mas alguns dias depois, uma vez que o balanço é feito.

Entre o final do evento e o balanço, é importante agradecer os participantes. Não se esqueça que eles são propensos a participar novamente.

Se você tiver informações coletadas, aproveite o email de agradecimento para enviar um resumo da conferência, ou um link para a exibição do vídeo de um webinar.

Agora você pode clicar serenamente em «Enviar»!

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